Les vocaux de … [Ep.35] Marie-Sophie Zambeaux : augmentez le nombre de candidatures en repensant vos annonces

INÈS

Bonjour Marie-Sophie, j’espère que tu vas bien. Je suis ravie de t’accueillir dans les vocaux de YAGGO. Aujourd’hui, je voulais parler avec toi d’un thème important. Je voulais avoir ton retour d’expérience sur comment avais-tu fait pour rendre les annonces d’emploi plus homogènes et efficaces lorsqu’il y a beaucoup d’acteurs impliqués.

MARIE-SOPHIE

Bonjour Inès, ravie de ton invitation et de pouvoir participer à ce vocal. Effectivement, c’est un sujet qui me semble très intéressant pour les recruteurs et c’est une situation qu’on peut retrouver régulièrement. J’étais responsable du recrutement au sein d’un pôle dédié au recrutement dans la fonction publique territoriale et j’avais entre autres pour mission, de garantir et d’améliorer la qualité des annonces, de les rendre plus percutantes, de les rendre plus pertinentes afin d’en faire un véritable levier d’attractivité.

Bien évidemment, le tout en respectant le cadre légal, cela va de soi. C’était donc un acteur qui était public et qui avait plusieurs spécificités.

La première, c’est qu’il y avait un très fort volume de recrutement. C’était 1000 à 1200 recrutements par an, donc une grosse machine, 300 postes ouverts en permanence sur 134 métiers différents. Ça va de l’éducateur spécialisé en passant par technicien voirie, le gestionnaire paie, le médecin de la protection maternelle et infantile ou bien encore le chef de projet de développement durable.

Une autre spécificité également, c’est qu’il y avait de nombreuses personnes, à savoir 40 à 45 personnes, susceptibles d’écrire et de publier des annonces de recrutement. Et dans ce “lot” de 40 à 45 personnes, il y avait historiquement un fort turn over donc ça complexifiait la tâche.

Résultat, on déplorait une forte hétérogénéité des annonces, ce qui, assez logiquement, nuisait à l’image de la marque employeur de l’organisation et nous fait perdre un peu, voire beaucoup de candidats. Il y avait également la présence d’intitulés incompréhensibles, qui sont propres à la fonction publique territoriale. Déjà que ça ne parle pas forcément très bien aux personnes qui sont dans la fonction publique, alors, à l’extérieur, pour le chef de service groupe ou le fameux chargé de mission dont raffole de la fonction publique, ce n’est pas très clair. Ça nous faisait rater notre cible. Ça nous donnait l’image du secteur public qui ne parle qu’au secteur public et aux fonctionnaires et ce n’est pas l’image qu’on voulait faire passer.

On avait aussi un autre souci, c’était qu’il y avait des mentions illégales et discriminantes, qu’on peut retrouver malheureusement ailleurs également. Mais là, c’est d’autant plus gênant car lorsque que l’on travaille dans la fonction publique, on se doit encore plus d’être parfaitement exemplaire sur ce sujet.

INÈS

Qu’as-tu mis en place pour homogénéiser les annonces et plus globalement les processus de recrutement ?

MARIE-SOPHIE

Fort de ce constat, à savoir le manque d’homogénéité des annonces, on a décidé de mettre en place trois actions interconnectées.

La première action, c’est d’élaborer et de mettre à disposition un guide détaillé de rédaction des annonces. On avait vraiment cette volonté de rendre le guide très concret, avec des conseils qui étaient facilement activables. Le guide est truffé de définitions, de conseils, de rappel du cadre légal et d’exemples. On avait aussi eu à cœur de présenter les atouts de l’organisation pour que la présentation des avantages à nous rejoindre soit optimisée, mais surtout, je reviens là dessus, soit homogène et actualisée. Dans un souci de très concret et activable, il y a une trame Word du modèle de l’annonce à compléter et on avait aussi ajouté à cela la trame d’un post LinkedIn si on voulait justement mettre en valeur un poste à pourvoir au sein de cette organisation. Quelques exemples pour que ça soit plus parlant : la définition/différence entre une fiche de poste et une annonce. C’est un classique et ce n’est pas forcément acquis pour toutes les parties prenantes. La définition de ce qu’est un savoir, un savoir-faire, un savoir-être, le rappel du cadre légal, exemple :  on retrouvait fréquemment “une expérience de deux ans à cinq ans demandée.” On ne peut pas mettre de maximum d’expérience dans une annonce, c’est discriminatoire, donc rappel de ce cadre légal.

Et quelque chose qui était très pragmatique et ciblé par rapport aux besoins de l’organisation, c’était le sujet de l’intitulé. J’en ai parlé tout à l’heure, on a des intitulés qui ne sont pas forcément compréhensibles, et qui sont propres à la fonction publique territoriale. Là, il y avait une astuce qui était d’expliquer qu’on peut clairement dissocier un intitulé de poste pour l’extérieur, quand on diffuse une annonce,  et pour l’intérieur sur le contrat de travail, le titre d’une annonce n’a aucune valeur contractuelle, on peut utiliser un titre pour l’extérieur, pour attirer un maximum de candidats, tout en lui expliquant, dès qu’on l’a en ligne, que cet intitulé de poste, s’il est amené à nous rejoindre, sur sa fiche de paie, ça sera traduit de cette manière-là. C’était un point de blocage chez nous, donc c’était important de donner cette petite astuce dans ce guide.

Outre le guide de formation, on a décidé de mettre en place un séminaire annuel obligatoire de 4 heures pour tous les nouveaux venus et aussi pour les plus anciens, pour leur présenter les bonnes pratiques.

Et c’était aussi important de sanctuariser un moment pour répondre à toutes leurs questions et répondre aux cas concrets qui s’étaient présentés dans l’année. Dans ce séminaire, on a aussi eu à cœur d’avoir un aspect ludique, il y avait des mini exercices, et une activité qui a tout particulièrement retenu l’attention, c’était celle où il fallait faire le lien entre un intitulé de poste et les descriptifs des savoir-faire et savoir-être.

Et il y avait la mise à disposition sur le réseau d’une boîte à outils accessible en permanence à tout le monde, pour les personnes qui arrivent au cours de l’année, avec le guide de rédaction des annonces, avec des articles, des enquêtes, des baromètres, de supers études, entre autres des études YAGGO que j’adore, et des articles sur les critères de discrimination avec le renvoi vers le site acompetenceegale.com.

La troisième action a été de s’appuyer sur un précieux allié technique. Nous avons eu la chance qu’alors que nous étions en train de traiter cette problématique d’hétérogénéité des annonces, que nous soyons également en train de paramétrer et de déployer un nouvel ATS. Nous avons alors pu prendre en compte cette problématique dès les phases de paramétrage, en rendant des champs obligatoires pour garantir une complétude des informations, en faisant en sorte que des champs soient remplis automatiquement et enfin en créant une bibliothèque d’annonces validées et mises à disposition de tous pour éviter les copier/coller sauvages et de partir d’une page blanche.

INÈS

Génial, je pense que maintenant tu as un peu de recul sur la mise en place de ces différentes actions. Est-ce-que tu peux nous partager des indicateurs à la fois qualitatifs et quantitatifs de ces différentes mises en place et nous donner des indicateurs côté recruteurs mais aussi côté candidats ?

MARIE-SOPHIE

Tout d’abord, le nombre de personnes formées : c’est un peu plus de 40 personnes qui ont été formées et ça va continuer dans les prochaines années. Le premier résultat, très visible, c’est l’amélioration de la qualité et du taux de conformité des annonces. On est passé de 19 % de conformité à 50 % en trois mois. Donc je pense qu’avec le guide, avec le séminaire, avec les questions/réponses et véritablement les échanges, il y a une meilleure compréhension des enjeux véritables d’une annonce par les différents acteurs, les acteurs RH qui étaient à même de rédiger les annonces. Eux-même étant plus à l’aise là dessus, ils ont été en mesure de porter la parole auprès du hiring manager, ce qui pour moi, a permis de créer un cercle vertueux au sein de l’organisation sur le sujet.

Et le dernier point non négligeable, c’est qu’on a eu des retours très positifs de la part de candidats qui nous ont contactés pour nous dire qu’encore plus pour une organisation dans la fonction publique territoriale, ils étaient agréablement surpris par la qualité et l’exhaustivité de nos annonces.

Ça fait toujours plaisir.

INÈS

Merci beaucoup Marie-Sophie pour toutes ces infos, c’était super clair et merci d’avoir partagé ça avec nous.

À bientôt !