L’art de la relation candidat : définitions, bases & préparation
La plupart du temps, quand on se penche sur l’amélioration ou l’optimisation de ses process de recrutement, on pense tout de suite à la marque employeur et à l’expérience candidat. Sauf qu’en réalité, le Boys Band a un troisième membre, moins connu mais tout aussi important : la relation candidat.
Dans le monde de la vente, la relation client est un enjeu primordial.
À un tel point qu’il est d’usage pour les entreprises de remuer ciel et terre pour “tenir compte des souhaits et des attentes des clients et des prospects, afin de les satisfaire et de les fidéliser en leur offrant ou proposant des services”, comme le dit parfaitement Wikipedia.
La relation client pose les bases et crée la connexion, le rapprochement, entre deux entités, si bien que sans elle, il n’y a quasiment pas de vente. Du moins, il n’y a pas de conservation, de continuation dans les échanges et les rapports, ce qui mène invariablement à la séparation. À l’arrêt de la relation, des transactions.
Dans le recrutement, c’est pareil.
Même si ce n’est pas si évident à voir.
En fait, oui, vos candidats sont vos clients : souvent au sens figuré, parfois même au sens propre. Et ne pas leur proposer une expérience personnalisée, sincère, bienveillante et durable, c’est s’assurer le cassage de la relation créée par la marque employeur ou l’image de marque. C’est comme dépenser toute son énergie à développer un potager pour aller rouler dessus en 4×4, sans trop faire exprès.
Alors pourquoi la relation candidat n’est-elle pas (encore) considérée avec les mêmes égards, la même passion ou la même philosophie que l’expérience client ?
Sans trop se mouiller, c’est principalement parce qu’elle reste assez obscure.
On sait qu’elle existe, mais on ne connaît pas précisément son impact. Positif ou négatif. On ne lui attribue donc ni succès, ni appréhension. C’est un cliché, un on-dit, une légende urbaine. Une sorte de Yéti des ressources humaines.
Mais l’avantage des clichés, c’est qu’ils sont facilement démontables.
Alors mettez-vous à l’aise, faites-vous un nouveau thé, mettez les pieds sous la table et relaxez-vous : on embarque pour une croisière luxuriante vers la compréhension de vos candidats, et l’adoption de toutes les astuces possibles pour vous reconnecter avec eux.
Et on peut d’ores et déjà vous parier, qu’avant même la dernière escale, vous aurez parfaitement intégré tous les enjeux de la relation candidat.
Qu’est ce que la relation candidat ?
La relation candidat, c’est l’ensemble des procédés mis en place pour assurer des échanges sains, bienveillants, équilibrés, respectueux, informatifs et efficaces entre une entreprise et ses postulants, sur un panel non figé de canaux et de modes de communication.
En gros, si la marque employeur agit (principalement) en amont pour montrer aux candidats l’attractivité d’une entreprise ;
Si l’expérience candidat s’assure que l’acte même de postuler et la gestion de la candidature est au top de manière pratique, technique et conceptuelle ;
La relation candidat, elle, est basée entièrement sur les échanges. Les interactions, directes, entre le prospect et les collaborateurs d’une entreprise, sur les éléments qui sortent du cheminement traditionnel d’un process de recrutement mais possèdent tout de même une vraie importance.
Donc on ne parlera pas d’entretiens ou même de dépôt de candidature (là, c’est le domaine de l’expérience candidat), mais plutôt du lien entre toutes les étapes (de la découverte à la candidature, de la candidature à l’entretien, de l’entretien à l’offre, etc…), et de l’utilisation de ces moments pour créer une véritable relation à fort impact, avec les postulants.
À la recherche de la relation candidat
Autant le dire directement : pour encore énormément d’entreprises, la relation candidat n’existe simplement pas. Ou alors elle est limitée. Ultra limitée. Dans le sens ou il n’y a aucun échange, ni tentative d’échange entre candidats et entreprises, jusqu’au dernier moment. Jusqu’à ce que ce soit inévitable.
On postule > On reçoit un accusé de réception automatique > On reçoit une demande d’entretien > Et là seulement on rentre dans un “vrai” process, les échanges deviennent humains, et une attention est portée sur la satisfaction de l’autre partie prenante (ce qui n’est pas toujours le cas)
Et à partir de ce moment, ce n’est plus la même histoire.
C’est tant de gâchis pour les équipes RH qui ne rentabilisent pas leurs efforts, et pourraient facilement se rendre beaucoup plus attractives sur un marché tendu
D’ailleurs, en tant que candidat, c’est quelque chose que l’on remarque assez souvent : comment il est si difficile d’avoir un réel aperçu de la vraie culture d’une société, avant d’être directement en contact avec ses collaborateurs.
En bien, c’est une agréable surprise pour les postulants, mais tant de gâchis pour les équipes RH qui ne rentabilisent pas leurs efforts, et pourraient facilement se rendre beaucoup plus attractives sur un marché tendu.
En mal, cela engendre des scénarios catastrophe où les candidats sont attirés par une marque employeur ou une image de marque qui n’a rien à voir avec la réalité. Et ils le font payer à l’entreprise. Cher.
- Pour approfondir
C’est un vaste chantier, alors on va y aller par étapes pour ne pas vous étouffer. Nous allons passer en revue tous les paliers, les points de départ, et les objectifs qui s’inscrivent au coeur de la relation candidat :
Le sommaire du mini guide relation candidat :
- Définition, préparation, + la pré-candidature
- Les échanges avec le candidat, pendant le process
- Viviers de recrutement et fidélisation
- Le recruteur coach
- Les indicateurs à suivre, et le futur de la relation candidat
Relation candidat et l’avant candidature
Comme nous l’avons rapidement vu, la marque employeur se charge de faire découvrir l’entreprise au candidat. Elle le séduit pour sécuriser sa candidature.
L’expérience candidat, elle, fait tout pour que -après la découverte- l’acte de candidature soit le plus fluide, le plus agréable et le moins contraignant possible. Elle prend le relais de la marque employeur pour maintenir le niveau, répondre aux attentes, confirmer l’intérêt divulgué.
Mais à la minute où le candidat a postulé, c’est la relation candidat qui se craque les doigts, car désormais, la balle a changé de camp. C’est à vous de prendre le micro, ou de monter sur le dancefloor. C’est de vous que l’on attend désormais quelque chose, et vite.
L’échange ne bat pas encore son plein, mais les rôles s’inversent : le candidat devient passif, et l’entreprise active.
Et c’est à ce moment précis que tout commence à se jouer.
Préparer le terrain
Avant tout gros projet, pas le choix : il faut définir un plan d’action, et mettre tous les intervenants potentiels au courant.
Pour l’amélioration de la relation candidat, cela va principalement se passer entre les équipes de recrutement et les hiring managers. Car c’est un état d’esprit qu’il va falloir réussir à pitcher, à défendre, à inculquer. Celui d’une volonté indéfectible à ne jamais plus laisser les candidats dans l’ombre, à les considérer comme remplaçables ou à disposition.
Et malheureusement, si tout le monde n’est pas sur la même longueur d’onde, les efforts des uns peuvent se retrouver minés par l’inaction des autres.
La solution ?
L’engagement et la responsabilisation.
Les actions à mettre en place :
→ Créer des supports clairs, transparents
La première chose à faire est de poser les bases sur du papier. Créer un support sous la forme d’un document, d’un guide, d’un wiki ou d’un parchemin d’incantation : ce que vous voulez tant que cet élément puisse servir de fondement pour le reste.
Cela sera la base du développement. Un peu fourre-tout au départ, mais à l’arrivée, tout devra être clair : le rôle de chaque personne, les attentes, les besoins, les timings, les process d’entraide.
Ce support doit naître comme un journal de bord, un outil de brainstorming, et peu à peu se transformer en réelle bible.
→ Expliquer ses actions
Personne n’a envie d’appliquer quelque chose qu’il ou elle ne comprend pas. Alors il va falloir expliciter, et ne rien laisser au hasard.
Pourquoi ces nouveaux process, dans quels buts, pour quels résultats et quelles attentes ou impacts. Ce qui constituera un succès ou un échec.
Pour l’instant, cette partie peut paraître floue, mais nous y viendrons assez vite à l’aide d’arguments chocs.
→ Instaurer une réelle culture
L’avantage de l’optimisation de la relation candidat, c’est que ses bienfaits se déploient bien au-delà du monde du recrutement. Tout ce que vous allez appliquer ici peut parfaitement servir dans la relation collaborateur, par exemple.
Créer une culture du feedback est un don du ciel pour vos candidats, mais également toute l’entreprise car les pratiques sont transverses.
→ Motiver l’engagement et réellement impliquer
Le contenu dont nous parlions plus tôt, vous pouvez par exemple l’imaginer sous forme de contrat moral. Soit quelque chose qui engage concrètement les participants, bien au-delà du symbolisme.
Une certaine idée d’un effort collectif vers un but commun.
Et pour cela, il faut une équipe soudée et alignée, où chaque membre se sent concerné par le poids de la responsabilité. Ce n’est ni accessoire, ni facultatif, la relation candidat doit être ancrée dans les process de recrutement.
La première prise de parole : l’accusé de réception
On ne va pas vous refaire tout le topo, on a déjà traité la question de fond en comble dans notre article sur les templates d’emails.
Mais pour vous la faire façon rapidos :
L’accusé de réception est le premier élément concret que le candidat reçoit d’une entreprise, dans le cadre d’une candidature classique hors chasse/sourcing. Il a donc un impact autant implicite qu’explicite : c’est ce sur quoi la première impression va être basée.
Le classicisme ne vous fera pas perdre de points, certes, mais il vous fera clairement sombrer dans la masse commune, la fosse sans fond du générisme. Une sorte d’image de Giscard, version entreprise. Ou encore la fameuse COGIP.
De l’autre côté, prendre 5 minutes pour mettre de la culture, de l’identité, c’est directement donner le ton. Et contrairement aux apparences, c’est assez facile à faire. On vous donne les pistes à suivre :
Les actions à mettre en place :
→ Mettez de l’identité
Personnalisez vos templates et affirmez votre ton, votre voix, votre identité. Soyez vous-mêmes et n’ayez pas peur de le montrer.
→ Accompagnez et aidez
Mettez de la valeur ajoutée dans vos communications, en expliquant le process, divulguant le timing, rassurant sur les zones d’ombre…
→ Recyclez
Partagez vos meilleurs contenus de marque employeur, réaffirmez vos valeurs et ne présumez pas que vos prospects connaissent déjà tout de vous.
→ Démarquez-vous, éloignez-vous des clichés
En bannissant les phrases qui torturent même les plus téméraires des candidats tels que “Si d’ici X jours vous n’avez pas de retour de notre part….”.
Le guide candidat pour totalement changer la dynamique du recrutement
Que les volumes soient importants ou non, le traitement d’une candidature demande toujours du temps. Une attente qui peut devenir très anxiogène pour le candidat, surtout lorsque celui ou celle-ci n’a rien à se mettre sous la dent : ni updates, ni visibilité, ni éléments rassurants.
Pour palier ce problème, de plus en plus d’entreprises créent des guides à destination des candidats, qui comportent énormément d’éléments souvent mis de côté : informations pratiques, attentes des recruteurs, comment se démarquer, comment se préparer à la suite, comment se mettre efficacement en valeur, les questions qui seront posées en entretien…
L’exemple du guide candidat de Fittingbox :
Tout ce process de création du guide candidat, Élodie Monteil, Head of HR chez FittingBox, nous l’explique en détails dans le 22e épisode des Vocaux, à découvrir ici !
Ce n’est que le début
Encore une fois, la relation candidat est davantage une question de mindset que de procédés ou de best practices à suivre à la lettre.
On peut vous montrer le chemin, vous aider à vous préparer pour l’arpenter, mais finalement, c’est l’adaptation, la personnalisation et la transformation de vos propres méthodes -vers une approche plus candidate friendly– qui feront la différence.
Car on ne parle pas de révolution ou de reconstruction, seulement d’intégration de plusieurs idées phares :
– L’attractivité d’une entreprise sur le marché de l’emploi est grandement définie par sa capacité à humaniser ses recrutements
– Une entreprise recrute comme elle gère ses employés : expérience candidat au top rime souvent avec expérience collaborateur au top – et inversement
– Les candidats mécontents peuvent avoir un impact dévastateur sur le chiffre d’affaires, comme l’a prouvé Virgin en B2C, ou notre étude en B2B
Et ce sont ces idées qui vont vous permettre de faire évoluer vos process, pour développer votre propre relation candidat, dans une symbiose parfaite avec votre marque employeur et votre expérience candidat.
La question étant : êtes-vous prêt à vous lancer ?
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