Recruteurs, la RGPD vous fait peur ?

21 mai 2019 |

Le 25 mai 2018, un grand nombre de dispositions légales relatives au traitement des données de clients, usagers et candidats s’est mis au diapason du règlement européen.

Matthieu Penet

CEO, YAGGO

LINKEDIN – EMAIL

Les principaux changements concernent le consentement de l’usager à fournir ses informations personnelles, un renforcement de son accès à ces données, une communication transparente sur les données stockées et leur utilisation, et enfin un strict contrôle du respect des règles.

La CNIL rappelle dans un article récent comment se préparer en 6 étapes aux changements à venir avec tous les détails nécessaires. Et en première ligne: la désignation d’un délégué à la protection des données, garant des nouvelles pratiques.

Ce délégué, interlocuteur privilégié de la CNIL, des organismes de contrôle mais aussi des prestataires en possession de données de l’entreprise, ne doit pas oublier les candidats. La plupart des médias qui relaient des informations relatives aux changements à venir en mai 2018 soulignent l’importance des données de clients et d’usagers, éventuellement de salariés, mais souvent peu de celles des candidats. Pourtant, ces dernières doivent être au coeur des préoccupations des services RH. Toutes les informations retenues dans le cadre de recrutements, et tous les viviers de candidats constitués doivent respecter les nouvelles règles.

Peut-on continuer à se constituer des viviers de candidats ?

De toute évidence, oui ! Mais il faut respecter un ensemble de règles. Jusqu’ici, la non-déclaration à la CNIL des données recueillies lors du recrutement pouvait faire encourir au responsable du traitement jusqu’à 5 ans d’emprisonnement et 300 000 euros d’amende. A partir du 25 mai 2018, cette obligation déclarative auprès de la CNIL ne sera plus de rigueur. En contrepartie, il faudra tenir un registre interne des données rigoureux et accessible en permanence au contrôle de la CNIL.

YAGGO étant une solution qui ne laisse aucun candidat sans réponse et qui fidélise les candidats pertinents afin de permettre leur recrutement futurs, nous avons fait de la création et de la gestion de viviers de candidats notre domaine d’expertise. YAGGO s’est donc adapté pour respecter le nouveau règlement dès le 25 mai 2018. En l’adoptant, vous vous épargnez les nouvelles démarches rigoureuses et chronophages du règlement européen.

1. YAGGO s'assure clairement du consentement des candidats

Comme cela est imposé par le règlement, Yaggo s’assure du consentement des candidats dont il a besoin de stocker les informations. Nous justifions d’abord de la pertinence de notre stockage, clairement bénéfique à l’employabilité du candidat, et nous assurons de sa réponse exprès avant de l’intégrer à notre base de donnée.

2. YAGGO assure l’accès et la rectification des données par les candidats

Le consentement du candidat n’est pas éternel. Ce dernier doit pouvoir à tout instant accéder aux informations aux informations stockées et demander leur rectification/suppression. Nous garantissons aux candidats une réponse rapide dans le cas d’une telle demande comme l’exige la loi.

3. YAGGO s’occupe de la mise à jour régulière de la base de données

Tenir à jour, pour ses clients, les viviers de candidats, est au cœur des missions de YAGGO. Par conséquent, nous nous assurons aussi que les données collectées ne restent pas plus longtemps dans notre base que ne l’exige la loi. Ainsi, pour toute donnée concernant un candidat inactif depuis trop longtemps ou n’ayant plus d’intérêt au regard des profils recherchés par nos clients est effacée de nos bases de données.

4. YAGGO s’assure que seules les données légales sont collectées

La loi interdit de demander et de stocker toute information sans lien direct avec le poste proposé au candidat. Yaggo s’assure donc, en fonction des métiers concernés et en adéquation avec les dispositions légales, de ne stocker que les informations justifiées.

5. YAGGO communique aux candidats en toute transparence

La RGPD impose une communication rigoureuse aux candidats sur:

-L’identité du responsable de traitement des données
-Le caractère obligatoire ou facultatif des données demandées
-Les destinataires potentiels de ses données
-L’objectif du stockage
-Les droits d’accès et de rectification qui lui reviennent

YAGGO s’assure de respecter cette communication lors de tout échange avec les candidats.

6. YAGGO garantit une gestion des risques et des habilitations

En interne, nous garantissons une gestion des habilitations rigoureuse. Les utilisations qui traitent les données des candidats sont tracées et ne laissent aucune place à une utilisation frauduleuse des données. Par ailleurs, YAGGO n’emploie pas les données des candidats à d’autres fins que la mise en oeuvre de sa mission: répondre à tous les candidats de ses clients, assurer leur marque employeur et fidéliser les profils pertinents. Enfin, l’accès aux données est sécurisé et reste à disposition aussi bien des candidats que des clients chez qui ils ont postulé.

Déléguer la gestion des vos candidats à YAGGO, ce n’est donc plus seulement vous améliorer en marque employeur et en efficacité de recrutement, mais c’est aussi vous épargner des démarches lourdes en termes de traitement de données et éviter des faux pas qui pourraient vous porter préjudice.