Comment améliorer mon processus de recrutement ?

25 mars 2021 |

Pour que votre parcours de recrutement ne soit plus associé à un parcours du combattant, il convient de faire un travail d’introspection. Cet article vous donne des clés et pistes concrètes pour améliorer votre processus de recrutement.

Inès Plocque

Responsable Marketing, YAGGO

LINKEDIN – EMAIL

On sait déjà qu’il faut un maximum de transparence avec les candidats sur le processus, les attentes, les étapes, le lieu, le salaire… Vous pouvez retrouver notre étude sur les attentes des candidats ici.

On sait aussi que le parcours de candidature optimal ne doit être ni trop court, ni trop long, et que les candidats attendent des réponses humaines et fondées.

Côté managers recruteurs, on attend plusieurs candidats parfaits (pour avoir le choix) pour hier parce que notre équipe est déjà en sous-effectif depuis depuis trop longtemps.

Dans cet article nous parlerons des KPI de recrutement, du pipeline candidat et de l’intégration du manager recruteur dans le processus de recrutement pour offrir une expérience satisfaisante aux candidats, aux recruteurs et aux managers recruteurs.

Vous trouverez ici, notre outil gratuit pour évaluer et donc améliorer votre processus de recrutement.

Qualité > Quantité dans le recrutement

Pour optimiser votre parcours de candidature, il faut d’abord mesurer l’existant. Pour cela, l’usage (et les dirigeants, et les actionnaires) veut qu’on définisse des indicateurs clés de performance ou KPI (Key Performance Indicators).

Les bons KPIs

On utilise peu de KPI dans le monde du recrutement mais pas parce qu’il n’y en a pas. Les KPI ne nous semblent pas pertinents car « on fait de l’humain » ou parce que l’information est impossible à récupérer dans des logiciels de recrutement. J’aimerais ajouter une autre raison : en ressources humaines, on a peur que le KPI soit punitif, et donc qu’il nous desserve.

Pour mettre en place les bons KPI, ceux qui nous donnent des informations que nous pouvons convertir en actions et améliorer le processus de recrutement, il faut respecter quelques règles :

Ne pas avoir trop d’indicateurs, parce que nous ne sommes pas en data science et que nous n’avons pas le temps de tout analyser : minimum 3, maximum 10.
Pouvoir les mesurer périodiquement (tous les mois ou tous les trimestres).
Ils doivent être faciles à récupérer par vous-mêmes, vous ne devez pas demander à votre service informatique ou à 8 personnes pour les récupérer.
Ils doivent être objectifs, pas de place pour l’interprétation.
Il faut un mélange d’indicateurs globaux et spécifiques.

Les KPI sont des valeurs relatives et non absolues, avoir un KPI de 10 ne nous donne pas d’information. En revanche, avoir un KPI de 10 alors que le précédent était de 12 nous donne des informations.

Volume vs efficacité

Par nature, les KPI sont quantitatifs. Dans le recrutement, nous trouverons : le nombre de candidatures reçues, le nombre de postes pourvus… Le problème est que ce ne sont pas des gages de qualité des candidats ni de leur succès futur au sein de l’entreprise.

Matthieu Penet, le fondateur de YAGGO, avait écrit un article sur le sujet.

Le bon KPI permet de mesurer la qualité des candidats et l’efficacité des processus de recrutement.

Acquisition et performance post embauche

Pour finir, les indicateurs doivent englober tout le processus de recrutement : des canaux d’acquisition de candidature jusqu’à la performance et l’engagement du collaborateur embauché : l’ancienneté moyenne, le taux de turnover, le taux de conversion de période d’essai.

On pourra même monétiser les indicateurs pour rendre le suivi plus concret : le coût des canaux d’acquisition, le prix d’un mauvais recrutement… Et surtout regarder leur évolution.

Regardez les indicateurs que nous utilisons pour évaluer la marque employeur dans l’article la marque employeur 360.

Pipeline candidat et amélioration du processus de recrutement

Le parcours candidat varie d’une entreprise à l’autre, et même d’un poste sur l’autre.

Partons d’un exemple concret avec un processus de recrutement qui a fait beaucoup parler sur les réseaux sociaux récemment.

Il s’agit donc du contenu d’une annonce qui décrit précisément un processus de recrutement, qui s’annonce long.

Le point positif ? Le parcours est transparent. L’objectif était sûrement de n’avoir que les candidats les plus motivés, mais au risque d’évincer ceux qui seront les plus compétents.

Aussi toutes ces étapes ont un coût (le temps c’est de l’argent). On peut se demander si chaque étape apporte une information qui permet d’avancer dans la prise de décision ?

Comparer ce qui est comparable

Il n’y a pas un seul pipeline pour tous les candidats d’une entreprise. Selon le département, le poste, le niveau de séniorité ET l’état du marché des candidats, le pipeline sera plus ou moins dense. Par exemple, pour des profils très demandés, il faut trouver le bon équilibre entre un pipeline complet mais assez court (=rapide) pour ne pas perdre les bons candidats.

En tout cas, il est utile de créer des pipelines par famille de candidats pour pouvoir mieux comparer et améliorer le processus de recrutement.

Le taux de passage

Le taux de passage est le rapport entre le nombre de candidats qui sortent de l’étape et continuent l’aventure avec ceux qui y étaient entrés.

Exemple : pour un poste, vous avez reçu 1 000 candidatures, vous en avez sélectionné 100 sur CV qui passeront l’entretien avec le recruteur, le recruteur en gardera 15, le taux de passage est donc 15/100 = 15%.

Comment trouver le bon taux de passage ?

Il dépendra d’où on se situe dans le pipeline mais globalement pour les premières étapes, il doit être entre 10% et 50% et pour les dernières étapes entre 50% et 75%.

Moins de 10% : les besoins et attentes n’ont pas été compris d’une étape à l’autre, il faut revoir le ciblage des candidats.

Plus de 75% : l’étape n’est pas assez discriminante, est-ce qu’il faut la maintenir ? La modifier ?

Affiner le pipeline en fonction du coût

Si on repart de notre exemple, on peut estimer grossièrement que le coût “variable” humain du processus de recrutement est de :

Questionnaire : 3 minutes par candidat , taux jour recruteur (400€/Jour) = 2,5€
Vidéo : 5 minutes par candidat, taux horaire recruteur (400€/Jour) = 4€
Entretien culture : 1h par candidat, taux horaire recruteur (400€/Jour) = 50€
Entretien technique : 1h par candidat, taux horaire manager (800€/Jour)= 100€
Entretien final : 3h par candidat, taux horaire CEO (1 200€/Jour) = 450€
Reference calls : 1h30 par candidat, taux horaire recruteur (400€/Jour) = 75 €

Ce à quoi il faudra ajouter les coûts fixes (ATS, jobboards, marque employeur…), plus le temps de préparation des entretiens, et de réponses/feedback à donner.

Comme pour les cabinets de recrutement, si on veut garder le contrôle des coûts de recrutement, on pourrait fixer par famille de métiers ayant les mêmes contraintes de recrutement un pourcentage du salaire du recruté à respecter.

Donnant-Donnant

Le pipeline candidat est à double sens, pour fournir une expérience candidat positive. Je m’explique : si vous soumettez vos candidats à un parcours constitué de plusieurs étapes, il faut pouvoir lui rendre la pareille à chaque fois.

Toujours selon notre exemple, voici ce que le candidat est en droit d’attendre à chaque étape, au même niveau de personnalisation et d’engagement que ce qu’il a donné :

Questionnaire : une réponse personnalisée par mail
Vidéo : une vidéo personnalisée
Entretien culture : appel / visio de feedback
Entretien technique : appel / visio de feedback
Entretien final : appel / visio de feedback
Reference call : appel / visio de feedback

Améliorer l'intégration et la satisfaction du manager recruteur ?

Le manager recruteur est souvent source d’angoisse au mieux, de frustration au pire, pour l’équipe de recrutement.

C’est souvent la raison numéro 1 quand on subit des critiques sur la longueur du processus de recrutement, alors que paradoxalement les besoins opérationnels sont urgents.

Comment intégrer et responsabiliser le manager recruteur pour améliorer le processus de recrutement ?

Intérêt

Le premier objectif du recruteur est de développer l’intérêt du manager pour cette tâche de recrutement, sa nouvelle recrue viendra renforcer son équipe, pour améliorer le quotidien de chacun de ses membres et être plus efficace.

Bien sûr, le planning surchargé des managers et la pression de remplir des objectifs à très court terme rendent cette mission beaucoup plus compliquée, et les tâches qui en découlent passent au second plan.

Que peut-on faire ?

Il dépendra d’où on se situe dans le pipeline mais globalement pour les premières étapes, il doit être entre 10% et 50% et pour les dernières étapes entre 50% et 75%.

Moins de 10% : les besoins et attentes n’ont pas été compris d’une étape à l’autre, il faut revoir le ciblage des candidats.

Plus de 75% : l’étape n’est pas assez discriminante, est-ce qu’il faut la maintenir ? La modifier ?

Process clair

La deuxième chose à mettre en place côté recruteur est un processus clair avec les outils, les personnes et l’objectif de chaque étape. Et bien sûr les deadlines. Avoir à la fois une vision d’ensemble et une vision précise des rôles aidera à responsabiliser le manager recruteur. Envoyer des rappels par Slack ou autre aussi 🙂

Un conseil ? Se donner comme objectif une compétence à valider par étape.

Exemple de tableau à partager avec le recruteur :
Etape / Qui / Supports – Outils / Compétence à valider / Deadline / Durée cumulée du processus

Questionnaire de satisfaction

Pour savoir ce qu’il faut améliorer, le plus simple est de demander directement à l’intéressé. Avec un formulaire anonyme, ou non, une appréciation globale et des questions précises, l’équipe de recrutement aura les clés pour améliorer en continu les processus, et les adapter autant aux candidats qu’aux managers recruteurs. C’est d’ailleurs pour répondre à cet enjeu que nous avons développé le service CAASK.

Et pour une transparence et une égalité parfaites, les recruteurs pourront aussi remplir un questionnaire sur leurs clients internes, toujours dans cette optique d’amélioration continue du processus de recrutement.

Pour conclure, j’aimerais partager avec vous cet article du Journal du Net sur le parcours de recrutement d’Amazon, et notamment la présence d’un “bar raiser”.

Sa mission ? “Le bar raiser est une personne qui a l’expérience du processus de recrutement d’Amazon et qui a passé une certification interne. Ce bar raiser va animer le débrief des entretiens et il prendra la décision de recruter ou non le candidat”.

C’est donc un manager recruteur-recruteur en plus du manager recruteur et du recruteur ?

On dirait bien. Chaque intervieweur évalue le candidat sur deux principes de leadership en demandant des exemples qui vont venir les illustrer. Ils ont donc une vision partielle du candidat. Et c’est le débrief de tous ces entretiens par le bar raiser qui va dresser le portrait global du candidat, ce qui permettra de prendre une décision.