Les vocaux de … [Ep.36] Morgane di Meglio : améliorer l’expérience employé pour attirer et retenir

INÈS
Salut Morgane !
J’espère que tu vas bien.
Merci d’avoir accepté mon invitation
sur ce vocal. Aujourd’hui, je voulais parler avec toi
d’expérience employé et que tu me racontes
comment tu as pu mettre ça en place
chez ton client.

MORGANE
Salut Inès, Merci à toi de m’inviter pour
parler aujourd’hui de l’expérience employé, moi c’est
Morgane Di Meglio. Je suis consultante chez IGO et je travaille
au quotidien à l’amélioration des pratiques et des processus
pour renforcer l’expérience employé chez mes clients.

Pour te poser le contexte, le client que je ne citerai pas, est un des Big Four,
donc un des plus grands cabinets de conseil au monde.
Et l’objectif de notre accompagnement
a été de les aider à se démarquer
des autres grandes boîtes de conseil
en les aidant à proposer une expérience
employé qui soit différenciante
pour mieux attirer et aussi pour mieux retenir leurs talents.

Et dans le cadre de cette mission
et de ce projet là, on a échangé
avec le CEO de l’entreprise, avec
la directrice des ressources humaines
et aussi avec un partenaire clé
qui était très investi dans ce projet-là.

INÈS
Est-ce que tu peux nous en dire plus
et nous expliquer concrètement ce que
vous avez mis en place chez votre client
pour répondre à cette problématique ?

MORGANE
On a, d’abord, fait le constat qu’il y avait un problème
au niveau du processus de recrutement
et globalement de l’expérience de recrutement
puisqu’on est intervenu sur une population
de plus de 1000 consultants chez le client.
On s’est rendu compte qu’il y avait
beaucoup de business units et que chacune avait
son propre processus de recrutement,
ses propres critères et sa propre manière de faire les choses,
ce qui a rendu le processus impossible à mesurer et à améliorer.

Donc un gros problème d’homogénéisation de ce process
et des pratiques autour du recrutement.
D’où la mise en place de de guildes et notamment d’une
guilde recrutement. Avant de rentrer dans l’explication
de ce qu’on a mis en place dans cette
guilde de recrutement, on va revenir sur certaines bases :
Qu’est-ce qu’une guilde ?

La guilde est issue du courant agile et notamment du modèle Spotify.
C’est un groupe de personnes qui se regroupent pour partager
une vision commune, des bonnes pratiques. Ça s’apparente
finalement à une communauté interne en entreprise
dont l’objectif est de se réunir pour apporter des solutions,
et diffuser des bonnes pratiques au sein de l’organisation.
On a mis plusieurs Guildes sur le modèle RH en place chez le client.

Mais aujourd’hui, je vais t’expliquer précisément
ce qui a été mis en place sur la Guilde Recrutement.
Ce qui a été hyper important, c’était de
mettre en place trois éléments fondateurs :
la répartition des rôles clés, il y a des rôles clés
au sein de la Guilde qui doivent être définis.
Il y a des rituels dédiés qui doivent être
aussi être mis en place et le troisième point
très important, c’est de s’assurer qu’il y a
un vrai sponsoring des associés de
l’entreprise autour des Guildes.

Là, dans le cadre de la Guilde Recrutement, les rôles hyper importants
à mettre en place, c’est 1 : le coordinateur.
Son rôle, c’est de concevoir et d’améliorer
en continu le processus de recrutement
et de le communiquer clairement aux ambassadeurs de sa Guilde.
Et justement, les ambassadeurs, c’est le deuxième rôle clé.
Ce sont des cadres à la tête d’une business unit
et leur rôle est de récupérer les informations du coordinateur,
de les relayer et s’assurer que les bonnes pratiques
soient respectées au sein de leur périmètre.
Et le troisième rôle clé, c’est celui des contributeurs.
Les contributeurs sont des employés volontaires
qui peuvent venir de toute équipe de l’entreprise
et qui souhaitent s’investir parce qu’ils ont un intérêt
particulier pour le recrutement.
Ils ont envie de s’investir dans le sujet,
ils veulent participer à l’animation
de la Guilde ou encore à la prise de feedback terrain,
à la revue du processus, au fil de l’eau,
pour aider les ambassadeurs et le coordinateur sur ce sujet.

Le deuxième élément fondateur de la Guilde Recrutement dont je te parlais,
est la mise en place de rituels dédiés. Puisque la Guilde est transverse à toute l’organisation, des rituels doivent être organisés et programmés
pour permettre à chaque membre de jouer efficacement
son rôle et d’assurer l’optimisation et le respect
du processus de recrutement à l’échelle de toute l’entreprise.
Et c’est l’occasion que les contributeurs de la Guilde
remontent les feedbacks et les situations rencontrées sur le terrain
au coordinateur.

Pour te donner des exemples concrets
de rituels qui ont été mis en place chez le client,
il y avait par exemple, la Monthly :
une fois par mois et pendant 1h,
le coordinateur et les ambassadeurs de la Guilde
se réunissaient pour remonter toutes les informations
venant du terrain pour se synchroniser,
pour piloter les activités de la Guilde
à l’échelle de toute organisation.

Il y a aussi un autre rituel la Quarterly Improvement :
c’est un atelier de 2h30 par trimestre
qui réunit tout le monde : le coordinateur,
les ambassadeurs et quelques contributeurs volontaires
pour brainstormer et ressortir de cet atelier
avec des améliorations à implémenter
au processus et aux pratiques de recrutement,
justement pour s’assurer que l’entreprise
est toujours différenciante,
qu’elle propose toujours une expérience
qui se démarque sur son marché.

Et pour donner un dernier exemple,
il y a la Guilde Update qui est
un rituel d’une heure qui s’apparente à un webinaire interne
qui peut avoir lieu tous les trois mois,
dans lequel le coordinateur présente
les actualités, les bonnes pratiques
et les résultats observés
au sein de la Guilde et par rebond, sur toute l’organisation
auprès des coordinateurs des autres Guildes existantes au sein de l’organisation
et auprès des sponsors, les big boss de l’entreprise.

INÈS
Trop bien.
Est-ce que tu as des conseils à nous
partager maintenant que tu as un peu de recul
sur la mise en place de ces Guildes ?

MORGANE
Oui, complètement.
Ça faisait aussi partie du troisième élément fondateur des Guildes
qui est très important et qui a représenté une difficulté
à un moment donné, c’est le sponsoring des associés
puisque pour perdurer, une Guilde doit être soutenue par des associés
qui vont donner les moyens concrets,
aux collaborateurs, de se mobiliser
car ça prend du temps, et de l’argent aussi,
vu que ce sont des consultants,
il faut les sortir des missions etc.
pour se dédier sur des sujets internes.
Il faut donc clairement qu’il y ait un vrai impact business
et que les associés valident cette organisation.

Une difficulté, un conseil que j’ai envie de partager,
c’est d’embarquer vos sponsors
parce que eux, ils vont se dire c’est
quoi encore cette usine à gaz ?
Il va falloir rapidement sortir des quick wins pour montrer la
plus value de votre Guilde. Par exemple, ce qui a été mis en place dans
la Guilde Recrutement chez ce client-là pour embarquer
et rassurer les sponsors c’était la mise en place de templates
qui ont permis aux Guildes de faire la rétrospective
de ce qui fonctionnait bien, de ce qui fonctionnait moins bien
et d’avoir cette introspection de manière
assez régulière, d’avoir des rituels de
partage de bonnes pratiques
tous ensemble.

Et on a créé des canaux de communication
sur leurs outils teams
pour qu’ils aient de la proximité
et qu’ils puissent échanger
régulièrement pour pas que ça s’essouffle
et pour montrer que justement,
ils sont mobilisés et qu’il y a des vrais résultats à apporter,
notamment vis à vis des sponsors.

Un autre conseil que je peux te partager
concerne les recruteurs internes
parce que là, on a proposé une nouvelle manière
de fonctionner qui diffère de la façon dont les recruteurs internes
fonctionnaient initialement. Pour que les recruteurs de chaque équipe
acceptent de rentrer dans ce nouveau moule, il fallait qu’ils y voient
un intérêt, même au-delà de la Guilde,
de se rendre compte que c’est un moment
sympa qu’ils peuvent partager ensemble.
C’est l’occasion de se réunir, d’apprendre
les uns des autres et dans ce cadre-là,
on a organisé des apéros des Guildes
chaque mois pour favoriser les échanges
et pour qu’ils voient qu’il y a un intérêt
au-delà du sujet du recrutement, même
dans leur périmètre, et qu’ils puissent échanger
et partager les uns avec les autres.

Et aussi, une chose qui a été très importante,
c’était de mettre en place des indicateurs communs
pour tous les ambassadeurs de la Guilde
recrutement pour qu’on puisse voir petit à petit
les résultats et que l’on puisse sentir la valeur
et tous les bénéfices de travailler de manière
plus collaborative et dans une direction commune.

INÈS
Trop bien. C’était très clair.
Merci beaucoup Morgane et à très vite !